PC-Experience | Druckvorschau: Serienbrief in Word 2000 mit Outlook Express als DB

Geschrieben von J. D. am 09.01.2004 um 17:35:

Serienbrief in Word 2000 mit Outlook Express als DB

Hi,

Mein Onkel hat eine Serienbriefvorlage in Word, die mit dem Adress-Buch von Outlook-Express 5.5 verknüpft ist. Da der Rechner neu mit WinXP (vorher WinME) installiert werden soll, haben wir die Vorlage zum Test auf einen anderen Rechner (WinXP) kopiert und mit Outlook Express 6.0 verknüpft. Es werden alle Datensätze in Word angezeigt, aber es tritt folgendes Problem auf:

-Der Vorname wird grundsätzlich angezeigt, auch wenn keiner im OE-Adressbuch eingetragen wurde
-Bei Überprüfung des OE-Adressbuches hab ich festgestellt, dass sich der Eintrag, der im Word angezeigt wird auch wirklich im OE-Adressbuch befindet
-So wie´s aussieht trägt OE automatisch den Firmennamen ins Namenfeld ein, wenn dieses leer ist
-Das Verblüffende ist, dass am alten Rechner mit WinME das ganze ohne Probleme funktioniert hat

Kann es sein, dass das ganze an OE 6 liegt?
Gibt es irgendwie einen Trick oder eine Einstellung, mit der man das ganze beheben kann?
Ich weiß nämlich nicht mehr weiter, da ich noch keine Erfahrung mit Serienbriefen habe.

Leider kann das Adressbuch nur schwer umgeschrieben werden, da bereits 10.000 Adressen gespeichert sind...

Der Adressteil, der vom Prob. betroffen ist, sieht wie folgt aus:

<Firmenname>
<Vorname><Nachname>
.
.
.

Vielen Dank im Voraus

Geschrieben von Trinity am 10.01.2004 um 18:19:

Hallo J. D.,

1. Hast du das Adressbuch von OE 5.5 in OE 6 importiert, in welchem Format, als Textdatei mit Kommas als Trennzeichen oder als *.wab-Datei?

2. Hast du auf dem neuem System die Word-Serienbriefvorlage mit dem importiertem Adressbuch als Datenquelle verbunden oder die Word-Vorlage nur geöffnet ohne neue Angabe der Datenquelle? Dies kannst du in Word mit der geöffneten Vorlage (sollte eine *.dot Datei sein) überprüfen unter:

Menü Extras -> Seriendruck -> es öffnet sich der Seriendruck-Manager -> unter Pkt. 2 / Datenquelle siehst du den Pfad zur Datenquelle und dieser sollte auf das importierte Adressbuch verweisen.

Wenn die Seriendruckfelder lt. deiner Angabe nicht mehr übereinstimmen, müssen wir den Steuersatz (Sammlung der Felder) bearbeiten und verändern. Aber ich warte mal deine Antwort ab, bevor wir weitersehen.

cu Trinity

Geschrieben von J. D. am 11.01.2004 um 13:26:

1. Export aus OE 5.5 in *.wab, dann in OE 6.0 neue Ordner angelegt und aus *.wab rüber kopiert (wegen Problemen mit der Ordnerstrukur)

2. Es handelt sich um eine *.doc soweit ich weiß. Die Verknüpfung erfolgt über Extras-Seriendruck-Datensätze einfügen, dann kann man das OE-Adressbuch als Quelle angeben, ohne Pfadangabe. (er holt sichs vermutlich also direkt aus OE 6.0). Für genaue Menüangaben müsste ich meinen Onkel kurz anrufen, kann ihn aber im Augenblick nicht erreichen

Nochmal kurzer Hinweis zum Problem:
Die Felder werden genauso importiert, wie sie im Adressbuch angezeigt werden. Das Problem ist, dass der alte Rechner das Feld Firmenname nur angezeigt hat, wenn es sich vom Vornamen-Feld unterschieden hat... Auf dem neuen System funkt. das nicht.

Geschrieben von Trinity am 11.01.2004 um 17:12:

Hi J.D.,

deine beschriebene Vorgangsweise ist ansich in Ordnung.
Leider kommt es häufiger vor, dass der Export & Import von OE-Adressbüchern in unterschiedlichen Versionen nicht zu 100% klappt.

Um derartigen Problemen aus dem Weg zu gehen, exportiere ich meine Adressbücher immer im *.csv Format, als Textdatei mit kommagetrennten Werten und importiere sie auch als solche wieder in die neuere OE Version.

Dazu gibt es auch einen Artikel in der MS-Knowledgebase . Versuche es mal über diesem Weg.

cu Trinity

Geschrieben von J. D. am 28.01.2004 um 19:16:

Sorry,

war die letzte Zeit ein bißchen im Schulaufgaben-Stress... Ich test am Freitag (30.01.04) mal deine Vorschläge bei meinem Onkel aus.
Meld mich dann nochmal obs funktioniert hat...

bis dann

Geschrieben von J. D. am 04.02.2004 um 17:00:

Hi Trinity,

der Export über die .csv hat nicht funktioniert, da die Ordner nicht übernommen werde...
Ich hab jetzt aber eine Lösung, die allerdings etwas umständlich ist:

Wir haben das Adressbuch aus OE 5 als .wab exportiert, unter Win XP per Doppelklick geöffnet, in OE 6 die Ordnerstruktur neu erstellt und die jeweiligen Kontakt per Hand reinkopiert.

Das Problem in Word 2000 haben wir mit zwei Serienbriefen gelöst, einen der dirkekt an die Person gerichtet ist, der andere für Firmen

Vielen dank für deine Hilfe